【威合／威務】逾 6,000 名員工、跨部門管理，如何用 HR 系統支撐規模化成長？

▍企業介紹

UEMS 威合威務後勤管理服務團隊於 1989 年在台成立，2016 年 12 月正式成為馬來西亞股票上市公司 UEM Edgenta 旗下一員。UEM Edgenta 是一間全方位資產管理公司，專精於醫療照護產業後勤服務,擁有專業技術及豐富經驗，結合 UEM Edgenta 與 UEMS 的專業與經驗，提供客戶更多元的服務。

專業專注：威合威務的服務以專業為基礎，提供的管理人員、服務人員、管理系統、耗材設備與文件檔案，都蘊含專業的知識與經驗呈現，並且與供應商、合作夥伴以及客戶形成產業中最卓越的專業平台；同時，也已獲得多項國際認證，包括ISO 9001: 2015、ISO 14001: 2015、ISO 27001: 2013與ISO: 45001: 2018。

本土深耕： Edgenta UEMS在台灣、新加坡與馬來西亞三地營運滿30年，期間除了培育深厚的專業能力，也因應三地市場之特性，發展不同的商業策略與服務規劃方式，適才適所地運用在地資源，滿足當地客戶之所需；台灣團隊目前服務超過170個客戶、擁有超過5000名員工，是醫療機構後勤管理服務的領導品牌。

國際資源：在地客製化服務能針對國情之不同而調整，包括人力資源標準、訓練制度、稽核制度、服務系統與企業文化等，都奠基於一致的架構之上，以期提供給所有客戶的服務水準，皆能代表Edgenta UEMS，突顯品牌之價值； 此外，知識的分享也是我們所重視的層面，我們積極確保資訊與知識分享的暢通管道，提供客戶同步的高品質服務。

願景與使命：

Edgenta UEMS的願景
成為提供整合性後勤管理服務最佳方案領導品牌。

Edgenta UEMS的使命
透過一流創新技術的實踐和提升，提供客戶卓越的整合性後勤管理服務。

UEMS 的核心價值：是所有服務的基石:
我們團結一心,追求無限可能。
我們和客戶及員工建立夥伴關係。
我們在後勤管理服務領域精益求精。
我們力求超越客戶期盼,提供卓越服務

▍系統評估與選型：因應多據點、多職務與分級管理需求

UEMS的管理資訊系統多為總部自行開發的作業體系，在運用國際資源的在地客製化服務及高層管理人員有遠見的規劃下，威合威務2014年進行了台灣地區人力資源系統的選型作業，而飛騰系統在考勤參數多樣有彈性、使用者權限分級有效管控及滿足客製化的需求，雀屏中選：

*符合每個現場的考勤參數：選型時有100多個部門，每一部門都是不同的出勤參數，而且人員有1000多人；威合威務在多種行業別(醫療保健產業、高科技產業、工商服務業、通運輸服務業、藝文休閒產業及教育服務業)提供多樣的服務(有傳送管理服務、環境管理服務、勞務管理服務及專業技術服務)而每個部們都有其不同的差勤管理時間及制度；飛騰能滿足要求多行業，多職務的要求。

*各組織部門的權限及分級的重要；對於現場主管，區主管，總公司各級人員同的管理機制及權限；現場主管管理員工各項實務作業，區經理統合區域作業，總公司負責督導歸規劃，飛騰能有效地設置管理的明細項。

*客製的需求飛騰能滿足；對於繁瑣的人力資源管理及多變的政府行政要求，飛騰有專業的人資業務，顧問及客服人員，能及時暸解客戶需要及政府法律法規的要求，提出有效可行的解決方案。
 

▍解決方案：即時稽核、權限分工與多據點人資管理

1. 1. 及時稽查：不用到現場就能稽核，運用報表就能的稽查出現場的問題。對於現場的資料能及時在飛騰系統中顯示，主管或HR在辦公室就能隨時分類抓取資料，飛騰系統更提供樞紐分析報表，利於不同維度的資訊分析。
   2. 有效管理：飛騰系統落實人力資源制度的有效管理。例如：請病假需要證明，系統管制嚴格管制，現場主管可免除人情的壓力，。
   3. 現場操作：人員及現場主管即時作業，管理無時差。明顯降低勞健勞退加退保作業，晚退保產生的勞健退費用，由原先的每月10萬餘元，現在只需1~2萬元；大大降低了營運的費用。
   4. 權限分工：職種區分主管及員工，權限及薪資計算能有效分工。現場主管每月執行該部門員工的薪資計算，HR擔當人員執行薪資發放，而主管們的薪資由HR主管負責執行計算及發放，權責分工明確，管理及時有效。
   5. 系統管制：依部門主管的需求作相對應的系統調整。多樣的系統，打卡操作，進而能落實月底(每月31日)薪資結算日，次月1日中午做前一月的關帳作業；運用飛騰系統做到了落實且及時的人力資源管理。
   6. 法扣功能：員工人數眾多，每月需要處理上百張的法扣作業；飛騰系統輕鬆搞定。
   7. 詳實記錄：所有紀錄都留存系統中，不怕勞檢的檢查稽核。面對勞工意識的提高，政府法律法規的要求，飛騰系統詳實紀錄現場數據，對於任何主管或單位需要的資料，能及時/隨時查詢現在及歷史資料數據。
   8. 持續改善：運用飛騰系統能依公司企業訂定的管理規範，詳實紀錄各項人力資源基礎數據，進而取得分析數據，做為持續改善的依據，能落實PDCA（Plan-Do-Check-Act的簡稱）循環式管理，改善企業經營管理。

▍導入成功關鍵：高層支持、HR 規劃與現場落實

1. 1. 公司高層有遠見的落實資訊化使用的支持與要求。
   2. HR專案負責人盡責的規劃：HR是最清楚員工的作業及溝通模式，教育訓練由顧問教授專案人員標準的作業操作，專案負責人轉化為員工可接受的術語及工作要求來達成公司管理的目的。
   3. 部門主管及各種子人員對系統作業的熟悉及了解，能有效落實的日常操作及管理。
   4. 員工依規執行。

▍持續改善與成長：從 2000 多人擴展至 6000 人計薪

威合/威務由導入時的120個部門(2000多人)，成長到現在有170部門，計薪人數6000人，於此期間飛騰系統不斷精進系統，專案負責人對於批次調薪，報表、報表分析、手機APP及推播服務有高度讚賞外，其對於系統運作的熟悉了解，每年都加強深化了公司在HR的營運管理，尤其在發現公司管理上的漏洞，調整管理辦法，落實人資工作，養成同仁的工作習慣，甚至連原先提出客製的功能的要求，在熟悉飛騰系統後，套裝功能即能實現管理上的有效管制；充分實現了系統是管理者的工具，運用系統所收集到的資料，轉化為管理者有效的資訊，進而提高營運績效，在威合/威務中，得到充分的映證。