重點摘要：使用紙本假單並不一定違法，但容易發生假單遺失、簽核延誤、假別統計錯誤及資料查找困難等問題。導入電子請假系統後，員工可線上申請，主管與 HR 即時簽核，系統也能集中管理假別紀錄與剩餘天數，更適合人力有限的微型及小型企業。

企業可以繼續使用紙本假單嗎？

可以，但紙本請假流程的管理成本，通常比企業想像中更高。

員工填寫假單後，可能要交給直屬主管、部門主管及 HR 逐層簽核。只要其中一個環節延誤，HR 就難以及時掌握員工實際請假狀況。

月底結算考勤時，還要重新核對：

• 員工請了哪一種假？
• 請假日期與時數是否正確？
• 主管是否已經完成核准？
• 特別休假還剩下多少天？
• 請假紀錄是否已同步至薪資資料？

員工人數不多時，紙本作業看似還能應付；但當人數、假別或簽核層級增加，人工核對的時間與出錯風險也會跟著上升。

紙本假單常見的4個管理問題

1. 假單容易遺失，簽核進度難追蹤

紙本假單可能暫時放在主管桌上、夾在其他文件中，或在部門傳遞過程中遺失。

員工不知道假單是否已核准，HR 也要反覆詢問主管。即使最後補簽完成，也可能已經影響出勤或薪資結算。

2. 假別與剩餘天數仰賴人工計算

許多微型及小型企業仍以 Excel 管理員工的特休、事假、病假及其他假別。

只要公式設定錯誤、資料沒有即時更新，或不同人員使用不同版本的檔案，就可能出現假別扣錯、剩餘天數不一致等問題。

3. HR月底需要重複整理資料

紙本假單、打卡紀錄及薪資計算若分散在不同地方，HR 每個月都要重新彙整與核對。

這些工作雖然看似只是行政流程，卻會持續占用 HR 的時間，也讓考勤結算過度依賴特定人員的經驗。

4. 勞檢或爭議發生時，資料查找困難

依《勞動基準法》第30條規定，雇主應保存勞工出勤紀錄5年，並逐日記載至分鐘；工資清冊同樣有5年的保存要求。

紙本假單本身不宜直接解讀為一律必須保存5年，但請假資料可能牽涉出勤、工資、特別休假及勞資爭議。若相關資料分散或遺失，企業在接受勞檢或釐清爭議時，仍可能難以完整說明。

參考資料：勞動部勞動法令查詢系統

電子請假系統如何改善紙本流程？

電子請假系統不只是把紙本假單搬到線上，而是將申請、簽核、假別計算及資料保存整合在同一套流程中。

1. 請假與簽核全面電子化

員工可線上提出請假申請，主管及 HR 能即時查看與處理，不必等待紙本文件傳遞。

企業也能清楚掌握假單目前由誰簽核，降低漏簽、延誤或找不到假單的情況。

2. 集中管理假別與剩餘天數

系統可依企業設定管理各類假別、已休天數及剩餘天數，減少 HR 使用 Excel 手動套公式與重複登錄資料的負擔。

員工也能自行查詢可用假別，降低反覆詢問 HR 的行政成本。

3. 請假紀錄更容易查詢與匯出

電子化後，HR 可依員工、日期或假別查詢資料。需要核對考勤或整理紀錄時，也能快速匯出。

不過，企業仍應確認系統是否具備權限控管、資料備份、匯出及保存機制，不能只因為「資料在雲端」，就認為已經完成法令管理。

哪些企業特別適合導入電子請假系統？

如果企業出現以下情況，代表紙本或 Excel 流程可能已經無法有效支撐日常管理：

• 公司沒有專職 HR，由行政或會計兼任人事工作
• 主管經常外出，紙本假單容易卡在簽核流程
• 每月需要花大量時間核對假單、打卡及薪資資料
• 員工經常詢問特休還剩多少天
• 請假資料分散在紙本、Excel及通訊軟體中
• 曾發生假單遺失、重複登錄或假別計算錯誤

對微型及小型企業而言，導入系統的重點不是增加複雜流程，而是減少重複作業，讓有限的人力能投入更重要的工作。

飛騰雲助理如何協助微型及小型企業管理請假與考勤？

飛騰雲端「雲助理」可協助企業將請假及簽核流程電子化，集中管理員工的假別紀錄與剩餘天數。

企業可透過系統：

• 讓員工線上提出請假申請
• 讓主管與 HR 即時完成簽核
• 集中管理不同假別及休假紀錄
• 查詢員工剩餘休假天數
• 匯出相關資料，減少人工整理
• 降低使用紙本及 Excel 重複核對的負擔

電子化不只是省下一張紙，而是讓企業的請假、考勤與資料管理更清楚，也降低行政流程過度依賴人工的風險。