重點摘要：微型及小型企業的人事管理成本，不只有人事或會計人員的薪資，還包括整理打卡、核對請假與加班、計算薪資、追蹤異常及修正錯誤所花費的時間。導入人資系統後，可將原本分散的資料集中管理，減少重複輸入與人工核對，但實際能節省多少成本，仍取決於企業原有流程、員工人數及使用功能。

微型及小型企業的人事管理成本包括哪些？

人事管理成本是企業為了處理員工資料、出勤、請假、加班及薪資等日常作業所投入的時間與費用。

許多微型及小型企業沒有專職 HR，相關工作可能由老闆、行政或會計兼任。表面上看起來沒有增加一名人事人員，但每個月仍會投入大量時間處理：

• 建立及更新員工基本資料
• 整理打卡與出勤紀錄
• 核對請假、加班與補卡申請
• 計算遲到、早退與缺勤時數
• 彙整薪資與加班費資料
• 回覆員工對假別、出勤及薪資的問題

這些工作如果主要依靠紙本與 Excel 處理，所耗費的行政時間往往不會單獨列在財務報表中，卻會持續占用老闆及內勤人員的工作時間。

微型及小型企業常忽略的4種人事隱形成本

1. 重複整理資料的時間成本

班表、打卡、請假、加班及薪資資料若分散在不同檔案或紙本中，每到月底就必須重新彙整。

同一筆資料可能由員工填寫一次、主管核對一次，再由行政或會計重新輸入，形成大量重複作業。

2. 資料錯誤後的修正成本

人工管理最麻煩的地方，不只是可能出錯，而是錯誤發生後還要重新查找資料、詢問員工、確認主管意見並修改薪資。

一次缺卡、假別登錄錯誤或加班時數不一致，都可能產生多次來回溝通，甚至影響員工對薪資計算的信任。

3. 紙本保存與查找成本

紙本打卡紀錄、假單及加班申請需要分類、歸檔與保存。當企業需要查詢特定員工或特定日期的資料時，還要重新翻找文件。

如果資料遺失、破損或歸檔位置錯誤，就可能增加勞資爭議或勞動檢查時的說明難度。

4. 工作過度依賴特定人員

如果只有一位行政或會計人員知道 Excel 公式、薪資算法及檔案放置位置，該人員請假或離職時，企業可能無法順利接手。

流程沒有制度化，也會讓新進人員需要花更多時間重新理解原本的作業方式。

人資系統如何降低人事管理成本？

人資系統降低成本的關鍵，不是單純將紙本搬到電腦中，而是讓員工資料、出勤、請假、加班及薪資作業能在同一套流程中管理。

1. 集中管理員工與出勤資料

將員工資料、班表及打卡紀錄集中管理後，行政人員不必在多份紙本與 Excel 之間反覆查找。

員工資料異動時，也能從統一的管理來源進行更新，減少不同檔案內容不一致的情況。

2. 減少請假與加班的重複輸入

員工透過系統提出請假或加班申請，主管完成簽核後，相關資料可以留存在系統中，減少 HR 或行政人員重新輸入紙本紀錄的工作。

3. 提早處理出勤異常

如果平時就能查看缺卡、遲到、早退或其他出勤異常，企業便可提早通知員工或主管確認，不必等到月底結薪前才一次處理所有問題。

4. 簡化每月結薪前的資料整理

當出勤、請假與加班資料集中管理後，月底進行薪資作業時，就能減少重新彙整與人工比對的時間。

系統可協助依企業設定整理資料，但特殊出勤狀況、加班認定與薪資例外，仍應由管理者確認。

遠端工作也需要出勤紀錄嗎？

需要。員工在家工作、外出拜訪客戶或不在固定辦公地點上班，不代表企業可以不記錄出勤。

依《勞動基準法》第30條，雇主應置備勞工出勤紀錄、保存5年，並逐日記載至分鐘。法規並沒有要求只能使用公司內的實體打卡機，因此企業可依工作型態建立適合的出勤紀錄方式。

對有遠端或外勤需求的小型企業而言，採用行動化或線上出勤管理，可以降低員工因工作地點不同而無法留下紀錄的問題。

參考資料：勞動部勞動法令查詢系統

導入人資系統真的能節省50%成本嗎？

不一定。企業是否能節省50%的人事管理成本，取決於原本投入多少人工時間、流程有多分散，以及導入後實際使用哪些功能。

如果企業原本大量依靠紙本、Excel及人工核對，系統化後通常較有機會明顯減少行政工時；但若原有流程已相當精簡，節省幅度就可能較小。

企業可以用以下方式估算導入前後的差異：

• 每月整理出勤資料所需時間
• 每月處理請假及加班所需時間
• 每月進行薪資結算所需時間
• 修正資料錯誤及回覆員工所需時間
• 紙本列印、保存及查找成本

將每月節省的行政工時乘以負責人員的平均工時成本，再與系統費用比較，才是較合理的效益評估方式。

哪些企業適合導入微型及小型企業人資系統？

如果企業出現以下情況，代表現有的人事管理方式可能需要調整：

• 沒有專職 HR，由老闆、行政或會計兼任
• 員工資料分散在紙本及多份 Excel 中
• 每到月底都要重新核對出勤與薪資
• 請假及加班仍依靠紙本或通訊軟體申請
• 有遠端、外勤或彈性工作員工
• 曾發生缺卡、假別或薪資資料錯誤
• 希望在人數增加前先建立管理制度

對微型及小型企業而言，越早建立簡單且可持續的人事流程，越能避免員工增加後，行政工作量跟著快速放大。

飛騰雲助理如何協助30人以下企業降低行政負擔？

飛騰雲助理是為30人以下微型及小型企業設計的人資系統，整合員工資料、打卡考勤、請假管理、加班費計算與薪資作業。

企業可透過雲助理：

• 集中管理員工基本資料
• 整合打卡與出勤紀錄
• 將請假及加班申請電子化
• 減少紙本與Excel重複輸入
• 協助整理結薪所需資料
• 管理遠端或外勤人員的出勤紀錄

飛騰雲助理月租方案最低1,000元起，實際費用與適用功能仍應以最新方案及正式報價為準。企業可先盤點目前每月投入的人工作業時間，再評估系統帶來的實際效益。