雲助理-成功案例專訪─【羽筑空間設計】案多人忙也不怕的數位轉型之路

從抗拒到擁抱：羽筑空間設計的數位轉型之路

一條龍服務背後的管理挑戰

位於竹北的「羽筑空間設計」，在業界堪稱編制規模相當大的設計公司，從與飛騰簽約之初的30人團隊，如今已成長至50人的規模。他們的業務範圍涵蓋廣泛，包括室內設計、自地自建、工程規劃、工廠規劃、商業空間以及住宅空間規劃等多元領域，提供客戶一條龍的完整服務。

然而，隨著業務擴展與團隊成長，這間中小企業也面臨了許多成長期企業共同的困境：如何有效管理日益增加的人力呢？

彈性工時下的管理困境

在導入數位系統之前，羽筑空間設計完全仰賴人工方式管理各部門人力。由於設計師的工作性質特殊，經常需要往返工地與辦公室之間，工作時間極不穩定，因此公司很自然的採取較為寬鬆的管理策略。

這種看似彈性的管理方式，實際上埋下了一些隱憂。薪資計算方式與加班費的認定缺乏明確的數據支持，一旦員工對薪資產生疑問或爭議，雙方往往難以提出具體證據，造成勞資糾紛。這不僅影響員工士氣，也為公司帶來潛在的法律風險與財務損失。

另一方面，其實若仔細評估，光是處理人事費用相關的行政作業，就佔用了人資部門一半以上的勞動力與時間成本，畢竟像是肉眼核對打卡單、逐一確認員工請假/特休/加班等資料，是相當耗費人力的一件事；真正重要如公司內部制度改革、行政運作、人才發展規劃等策略性工作，反而沒有時間精力去妥善處理。

人資部門深知這樣的管理方式無法支撐公司持續成長，於是主動尋找解決方案，最終找到了雲端人資管理系統作為改革的工具。

資訊掌握：打動老闆的關鍵

不只是「把daily routine 交給科技代勞」，另一個打動老闆引進系統的關鍵功能是「資訊的即時掌握與管理」。

人資部門向老闆說明，當員工能夠透過系統自主打卡時，管理者也能在第一時間掌握員工的出勤狀況。這不僅提升了資訊透明度，更讓老闆能夠更精準地掌握整間公司的細部動向，做出更即時的管理決策。

此外，系統化的資料管理也能以完整、好查詢、分門別類的方式儲存下來，不再如紙本資料、打卡單等四散各處；面對勞動檢查時，所有資料都已經數位化處理，能夠更從容應對，大幅降低違規風險。

順利上線：不到一個月的轉型

雲助理系統的導入過程相當順利，從決定導入到正式上線應用，總共花費不到一個月的時間。系統不僅涵蓋打卡、請假、出勤等基本功能，更能自動處理許多繁瑣的人事作業，在資料統計與報表產出上也更加便利。

而飛騰專員也提供有力且貼合羽筑需求的輔導與服務，讓系統的上線過程能按步就班架構好資料庫、一步一步導入公司資料及制度，讓所有流程都能順利完成！

對於設計產業而言，願意導入如此制度化、合法合規的管理系統其實相當罕見。

雙贏局面：制度化保障雙方權益

羽筑空間設計選擇擁抱改變，建立制度化的規範，實際上是保障了勞資雙方的權益。對員工而言，薪資計算有明確依據，加班費不再是模糊地帶；對公司而言，管理效率大幅提升，人資團隊能夠將更多精力投入策略性工作，支持公司持續成長。

從整體來看，羽筑空間設計之所以能夠從30人規模逐步擴大到50人以上，並且持續穩健發展，正是因為管理成效的提升，帶動了整個組織的營運順暢。這也證明了，即使在強調彈性與創意的設計產業，適當的數位化管理工具不僅不會扼殺彈性，反而能夠建立更健全的工作環境，讓企業在成長的道路上走得更穩、更遠。

數位轉型不只是技術的升級，更是管理思維的革新。羽筑空間設計的經驗告訴我們，當企業願意正視問題、勇於改變，即使過程中會遇到阻力與挑戰，最終都能逐步且踏實地打造屬於自己的江山。