勞動事件法設定步驟

2026/03/31

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HR系統操作指南

如何設定與處理「異常刷卡表態」與出勤通知

本指南說明 HR 系統中「異常刷卡表態」的完整操作流程，包含功能啟用設定、異常刷卡原因設定、人員刷卡表態方式、事後回覆作業，以及異常通知與報表列印，協助企業建立完整的出勤異常處理與管理流程。

異常刷卡表態作業流程說明

在企業出勤管理中，若員工刷卡時間早於班別開始時間或晚於班別結束時間，系統可要求員工進行「表態」，說明該筆刷卡原因，例如：

申請加班
個人因素
補卡修正

當系統啟用異常刷卡表態功能後，員工在 Web 或 APP 刷卡時，若時間超出設定範圍，系統將要求填寫原因或申請加班，並可由 HR 進行事後審核與管理。

基礎設定 | 功能啟用設定

功能路徑： 圖形選單 → 上線精靈 → 參數配置 → 公司參數設定 → 出勤通知設定
啟用方式：

設定「啟用日期」
啟用後，該日期起的刷卡資料即需進行表態
若啟用日期為空白，表示系統不啟用此功能

啟用後，系統會對所有刷卡資料進行檢核，只要刷卡時間超過班別設定的異常範圍，即需要進行表態。

功能啟用設定 | 選項說明

系統提供多項控制選項，企業可依制度進行設定：

□ 表態「申請加班」時不再與刷卡時間勾稽
若員工已申請加班，系統將不再要求進行二次表態。
□ 表態「個人因素」時不更新出勤時間
若未勾選，系統會自動產生補卡單並更新出勤時間。
□ 表態原因限制為「個人因素」
勾選後，員工只能選擇個人因素，無法申請加班。
□ 個人因素可填寫備註說明
員工可輸入實際原因，例如接送小孩或私人事務。

基礎設定 | 異常刷卡原因設定

設定路徑： 考勤模組 → 基本資料 → 異常刷卡原因設定
此處可建立員工表態時可選擇的原因，例如：

處理私事
接送小孩
交通因素

若公司允許員工自行填寫原因，可只建立一個原因，並讓員工在備註欄輸入實際說明。

人員基本資料檔「異常刷卡通知」功能

基礎設定 | 異常刷卡時間設定

一般班別設定

TIP：設定人員進行上、下班刷卡時需進行表態的前後置範圍，超過即須表態
【早來】班別開始時間-異常前置30分，當人員刷0829，人員需表態為何早來
【晚走】班別結束時間+異常後置30分，當人員刷1831，人員需表態為何晚走

彈性班別設定

TIP：設定人員進行上、下班刷卡時需進行表態的前後置範圍，超過即須表態

【早來】	班別開始時間- 異常前置30分- 彈前前置時間30分當人員刷0759，人員需表態為什麼早來 (0900-30分鐘=0830-30分鐘=0800，所以0800以前刷卡要表態)
【晚走	班別結束時間+異常後置30分+彈後後置時間30分當人員刷1901，人員需表態為什麼晚走

範例– 人員早到(Web刷卡)

範例– 人員晚走(Web刷卡)-更新出勤時間

刷卡排程匯入的事後表態

登入WEB → 個人異常刷卡維護作業，按下【查詢】即可查看未進行回覆的異常刷卡資料

事後表態的回覆方式– 逐筆回覆

事後表態的回覆方式– 批次回覆

異常刷卡通知作業

功能路徑：圖形選單 → 人員刷卡出勤作業 → 出勤異常通

異常刷卡通知郵件內容

異常刷卡通知作業– 列印報表

1. 將要列印的資料選取
2. 按下【報表列印】按鈕
3. 選取報表【ExcelReport – 出勤時間表】或【XtraReport – 出勤時間確認單】

XtraReport – 出勤時間確認單(範例)

若無使用Web或是APP的人員，可利用出勤時間確認單，列印出來後供人員進行紙本的表態作業

ExcelReport – 出勤時間表(範例)

注意事項

啟用異常刷卡表態功能後，所有超出班別異常前後置時間的刷卡資料都必須進行表態，否則系統可能會顯示為未完成出勤確認。
若企業允許員工申請加班，建議保留「申請加班」的表態選項，可減少員工重複申請補卡或人工修正出勤資料的情況。
若設定「表態個人因素時不更新出勤時間」，系統將保留原始刷卡時間，不會自動產生補卡單。
異常刷卡前置時間與後置時間建議依公司實際作息設定，例如提前到班或晚離開的容許範圍，避免正常情況被判定為異常。
若員工未即時回覆異常刷卡表態，HR 可透過「出勤異常通知」功能提醒員工完成回覆。
若公司未使用 Web 或 APP 進行回覆，也可透過列印出勤確認單，由員工紙本簽名後再由 HR 補登系統資料。
系統設定完成後，建議先由 HR 或系統管理者進行測試刷卡與表態流程，再正式開放全公司使用，以避免設定錯誤影響出勤資料。

常見問題 FAQ

Q1：什麼情況會觸發異常刷卡表態？

當刷卡時間早於班別開始時間或晚於班別結束時間，且超過設定的異常前後置時間時，系統會要求表態。

Q2：員工選擇「個人因素」會發生什麼事？

系統會依設定產生補卡單，並更新出勤時間，或保留原始刷卡時間。

Q3：如果員工沒有立即回覆異常刷卡怎麼辦？

HR 可透過「異常刷卡通知作業」寄送提醒，或由 HR 在系統中進行事後表態處理。

Q4：沒有使用 Web 或 APP 的員工如何處理？

可列印出勤確認單，由員工紙本簽名後再由 HR 登入系統更新。