【歐艾斯 ISS】多據點、輪班與保全工時複雜，如何整合排班與出勤管理？

2019/05/20

CASE STUDY • 歐艾斯 ISS

保全與後勤服務業多據點排班管理

支援全台 3,000 人多駐點管理，讓現場主管直接參與排班作業

歐艾斯 ISS 在台灣約有3,000 名員工，大量人力分散於不同服務據點。導入飛騰雲端 HR 系統後，原本僅能由 HR 後台操作的排班流程，可進一步開放給各現場主管直接使用排班功能，並搭配彈性考勤參數、Excel 單據匯入與分級權限，支援跨據點差勤與人力管理。

導入挑戰

全台人力分散於不同駐點，且部分保全相關工作涉及勞動基準法第 84-1 條管理情境，各據點工時、排班、加班與文件簽核條件不同。

解決方案

導入飛騰雲端 HR 系統，以彈性考勤參數、分級權限與 Excel 單據匯入，支援不同駐點與職務的排班及差勤管理需求。

導入成果

排班作業由原本集中於 HR，擴展為現場主管可直接管理所屬人員班表，降低跨據點資料集中處理的負擔，並讓各主管能更即時掌握現場人力安排。

3,000

名台灣員工

支援大量駐點人員、考勤與排班管理

HR 單一操作 → 現場主管排班

排班管理分權

現場主管可直接處理所屬人員排班作業

6 地

台灣主要服務區域

台北・桃園・新竹・台中・高雄・花蓮

ISS 集團於 1901 年成立於丹麥的首都哥本哈根，已發展為世界頂尖的綜合設施服務公司之一，在歐洲、亞洲、北美、拉丁美洲和大洋洲超過五十個國家提供在地服務，從物業管理、支援服務、保全、清潔到餐飲服務，台灣有台北、桃園、新竹、台中、高雄、花蓮等服務據點。

Scott 說明，目前在台灣的人數約有三千人，主要經營產業之一屬於勞基法中的84-1 所規範的保全業，這類的產業工時比起勞基法中所規範的其他產業要高很多，目前公司全台有 3,000 人，其中有 60 位在總公司服務。

時間成本花費： 由於各駐點的規範條件不同，位置地點也相距甚遠，在資料的蒐集來回與文件層層簽核需花費很多的時間成本，薪資與加班費的計算比其他的職業複雜。
產業特殊客製： 基於產業的特殊性及複雜度系統架構的建置需要有更宏觀的思維及產業特殊客製，以一般的套裝軟體尚沒有任何一家廠商能夠達成這需求。
相容性與升級問題： 公司原先所使用的系統，由於主系統時間太久都沒有更新，可能與新版文書軟體及作業系統存在相容性問題。
變更報價昂貴： 近年勞動法令後，現有系統只能採取客製化功能方式處理，但客製內容並不包含升級服務，未來法規如有變動亦無法進行免費變更，變更報價昂貴超乎預算，也無法在時間內將客製完成。

有鑑於此，經過內部討論後決定重新選用新系統，並以法令的更新變動及調整等功能盡量彈性參數化為主要考量，而不是選用一個寫死的系統。

由於產業特性與修法關係，當時公司的IT部門選擇多間系統公司來做評估，經過各家現場的Demo與評估過後發現，大部分系統公司所能提供的與公司本身需求的還是有不小的落差

快速回應與藍圖規劃： 飛騰在多家評估廠商中業務與顧問師能夠非常明確與快速的回應問題與提出解決建議簡報當下立即能畫出系統藍圖，在公司客製的需求問題上也能拿出最佳的解決建議。
專注解決問題： 飛騰的業務及顧問師似乎和其他廠商有所不同，像是工程師一樣專注在解決問題上，能夠忠實的反應能不能做到，業務與顧問師對系統的專業度佔公司選商相當大的權重。

公司規劃的客製化程式比想像中複雜當初規劃和實際執行時還是會有些許問題在測試階段持續調整溝通過程中廠商與公司都能在和平理性的環境中互相幫助解決問題，對於系統的順利上線有著更大的助力。

目前正針對上線後小問題進行修正與優化處理，希望之後系統移轉客服階段時，客服單位也能夠如顧問師的表現。

提升排班介面友善度： 原先使用的系統只有HR能後台操作，在排班介面上較不友善。而導入飛騰系統後，所有的現場主管都能使用排班功能，各類單據可採用EXCEL的方式進行匯入，各用人單位主管對系統的實用與便利性紛紛給予好評。
專業輔導高度配合： 未來，如果碰上有系統使用需求的HR夥伴，將會推薦飛騰系統，畢竟負責專案導入的顧問師非常的專業且配合度極高，遇到問題也很積極的去投入協助解決，這麼好配合又專業的顧問師應該很難遇到，一定要好好把握住才行。