【胡連精密】製造業如何整合出勤與薪資流程，減少 HR 人工作業？

▍企業介紹

【胡連精密】成立於1977年，創立時從事金屬沖壓端子零件產品，2004年始涉入塑膠連接器產品，至今已成為跨國汽機車連接器暨線束解決方案供應商，同時也跨足醫療用領域，目前正積極布局新能源車相關之產品研發，營運據點更是遍佈台灣、中國、越南、印尼及歐洲等地區，產品銷售全球。

▍面臨挑戰與痛點：15 年舊系統增加維運與考勤負擔

公司原HR系統是採用鼎新Titop系統，已使用超過15年，並且系統是交由公司內部資訊人員維運，然而政府法規不斷異動，例如前幾年勞動事件法的實施等，系統已無法因應使用；再加上HR同仁花很多時間進行考勤作業，無法專注在其它工作，因此決定尋找新HR系統來解決公司資訊人員維運壓力、法規更新的因應，以及HR同仁日常的紙本作業問題等，藉由系統來提升公司營運以及人員的工作效率。

• 舊系統使用超過 15 年： 原有 HR 系統逐漸無法因應企業目前的人資管理需求。

• 資訊人員維運負擔高： 系統由公司內部資訊人員自行維護，法規持續異動也增加系統調整壓力。

• 考勤人工處理耗時： HR 同仁需要花費大量時間進行考勤作業，影響其他人資工作的投入。

• 紙本與人工流程待改善： 希望透過新 HR 系統減少日常人工與紙本作業，提高整體工作效率。

▍系統評估與選型：從 3 家 HR 系統中選擇適合方案

因人資長對於市面上HRM系統有一定的認知，在眾多的廠牌中先排除產業別不適合、功能需求不足等廠牌後，邀請了鋒O、鼎O及飛騰雲端系統三間廠商前來公司提案簡報，提案過程中針對系統操作難易度、系統應用彈性、能否簡化作業流程及符合目前作業需求等幾個方面進行評比，最後選擇飛騰雲端。

▍解決方案：彈性設定降低大量人工考勤作業

【胡連精密】人資長表示飛騰雲端系統的提案簡報，對於人資提出的問題能迅速給予專業詳細解說及搭配現場即時操作系統設定與使用的過程最為深刻，加上飛騰雲端系統能解決公司大量的人工作業需求、報表的彈性應用無須客製收費、同時登入上線的限制較低及符合公司使用需求等因素下，最後公司人資團隊一致決議選擇飛騰雲端作為公司新HR系統供應商。

1. 系統參數彈性設定： 可依企業實際管理需求進行設定，降低大量人工處理作業。

2. 報表彈性應用： 報表功能可依需求彈性運用，無須另外透過客製產生額外費用。

3. 符合企業使用需求： 系統同時登入上線限制較低，能符合公司實際的使用情境。

4. 專業提案與即時操作： 面對 HR 提出的問題，能即時透過系統操作與設定方式說明解決方案。

▍導入過程：顧問協助流程轉換與系統上線

系統更換難免會有很多操作流程問題與使用習慣上的改變，過程中飛騰雲端的顧問以熱忱及專業協助導入作業，能適時提供最直覺、方便、無須額外增加成本的方案與建議，詳細解說各方案的優劣之處，讓公司主管、HR同仁及員工都能快速學習使用；儘管導入期間受到疫情影響，讓導入進度有些許延宕，但飛騰雲端的顧問仍然以認真、負責地態度持續協助公司處理問題，最後於2021年底順利完成導入。

▍導入成果與效益：考勤異常集中每週一次處理

【胡連精密】導入後不僅解決資訊人員的壓力，也能因應法規更改進行調整，最明顯的效益是減少了HR同仁大量的人工作業時間，特別是在員工出缺勤的管理上，因為廠內有許多不同工作職務的外籍勞工，考勤上需要進行大量的人工校對與調整，現在僅需系統上進行設定管理，節省了非常多的管理時間成本；此外系統在出缺勤管控有完善的檢核設定，每週只需要做一次異常排除，就能讓公司HR同仁於月底結算考勤輕鬆許多。

• 降低資訊人員維運壓力： 導入新系統後，減少內部資訊人員自行維護 HR 系統的負擔。

• 提升法規調整因應能力： 系統可因應法規變動進行調整，降低舊系統無法持續配合的問題。

• 減少大量人工考勤校對： 面對不同工作職務及外籍勞工的考勤需求，可透過系統設定進行管理。

• 出缺勤異常集中處理： 透過完整檢核設定，每週只需進行一次異常排除。

• 降低月底考勤結算負擔： 日常異常提前透過系統管理，使 HR 月底考勤結算更加輕鬆。

▍客戶觀點：讓制度與系統共同提升管理效率

【胡連精密】人資長提到導入系統最常遇到的難題是「系統往制度靠攏」還是「制度依系統調整」，或許每家公司各有各論點及想法，但只要秉持著「導入新系統是要讓公司運作更有效率」為目的，就能讓找到最佳的方式，而飛騰雲端系統能夠給予公司專業規劃、貼心服務及解決方案，彈性靈活應用，符合公司各種需求，是企業可信賴的資訊系統夥伴。