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勞檢懶人包:面對勞檢公司該怎麼辦?勞檢需要準備哪些資料?

2023/03/08

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勞檢懶人包:面對勞檢公司該怎麼辦?

 過去因疫情影響,政府勞檢量有稍微和緩,而現今疫情正慢慢趨緩,恰逢春節即將到來,百業蓄勢待發,有許多企業陸續收到政府勞檢通知,面對勞檢公司是否已準備好?是否已備妥「勞工三寶」因應勞動檢查呢?透過勞檢懶人包讓你輕鬆因應。

為什麼會被勞檢(勞動檢查)?

政府依照各行業別出勤特性,分別於不同時期,實施例行性檢查。於每年度開始前六個月公告並宣導勞動檢查方針,對於勞動條件現況、安全衛生條件、職業災害嚴重率及傷害頻率等情況,擬定勞動監督檢查計畫,進行定期抽查。

另外過往有被勞動檢查過且有違反規定項目被要求改善或罰款之公司行號,以及針對違反勞動法令比例較高之行業、特定(弱勢)身份勞工、因媒體揭露企業違法行為致引發社會關注,被勞動檢查的機會就會高很多,簡單說就是過去勞動檢查違規,又或者較知名的企業,相對被勞動檢查的機會也會高。

最後若企業被檢舉,如企業過去招募的過程中,與面試者溝通有觸及違法問題,或公司內部因勞資關係緊張,而被有心人士、員工申訴或檢舉,也會是被勞動檢查的對象。

勞檢(勞動檢查)重點項目

勞動檢查分2大類,一是按《職業安全衛生法》對員工工作中的作業安全衛生檢查,屬於中央負責檢查,另一是依照《勞動基準法》對員工勞動條件進行查檢,則由地方政府負責檢查。相關檢查重點如下:

 

  • 職業安全衛生 (職安法)
    1. 一般預防措施(第6條)
    2. 安全衛生組織、人員、管理計劃(第23條)
    3. 健康檢查、安全衛生教育訓練(第2132條)
    4. 應訂定工作守則(第34條)
  • 勞動條件(勞動法令)
    1. 正常工時(含彈性工時)、延長工時(含休息日出勤)
    2. 工資給付 (含休息休假、原住民族歲時祭儀等之給付)
    3. 例假及休假(含國定假日、特別休假)
    4. 退休金提撥

面對勞動檢查的準備

依據《勞動基準法》規範企業平時就須置備「勞工名卡」、「工資清冊」以及「出勤紀錄」等資料,並且須保存五年,此三項俗稱「勞工三寶」。另外還需彙整工作規則、勞資會議記錄、勞動契約等三份資料文件,備妥這些資料就能安心面對勞動檢查。

 

  • 勞工名卡,也就是在職員工的名冊,包含員工姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項等相關資訊。
  • 工資清冊,即發放勞工工資、工資計算項目、工資總額等事項詳細記錄,依照勞基法23條第1項明文規定薪資清冊有一定要列出來的項目及內容,勞動部有提供範本。
  • 出勤紀錄,也就是員工出勤紀錄,勞動檢查會查核員工的出勤狀況是否符合勞基法的各種規定,因此非常重要,勞動部也有提供範本,供企業使用。
  • 工作規則,係雇主依其事業性質所訂定之重要管理規定,工作規則須報地方勞工行政主管機關核備通過後公開揭示,勞動部考量事業單位不清楚如何擬訂,特編印工作規則參考範本,供企業參用。
  • 勞資會議記錄,勞資會議是企業依勞基法83條勞資會議實施辦法所成立,含有勞方及資方代表的組織。依規定每3個月至少需要舉辦一次勞資會議,並須將會議書寫紀錄。勞動部也有提供範本供使用
  • 勞動契約,勞動契約是按勞基法2條第6項約定勞雇關係的契約,在書面契約中應寫清楚員工對公司的應盡義務,以及公司提供的福利、報酬等,將勞雇雙方權利義務規範清楚、明確。

勞檢(勞動檢查)會問什麼?

勞動檢查的人員除了審閱備好的資料外,還會詢問現場HR負責窗口公司實際管理作法,確認是否與資料相符,避免制定的辦法與實際的作法會有落差,而出現辦法虛設的現象;此外還會抽檢公司員工詢問現況,確認員工如加班費的金額是否屬實、員工出勤的情況如休息日、例假日、國定假日是休哪一天等,核對公司是否有修改、遮掩實情的情形,只要依規定回應即可。

飛騰雲端幫你輕鬆面對勞動檢查

日復一日的紀錄、繁複的資料備存,備齊勞動檢查資料是沉悶且勞累的作業,但導入飛騰雲端系統就能協助公司自動記錄著員工個資、出勤、工資等資料,一筆一筆地記錄不漏失,系統可以快速產出「勞工名冊」、「出勤紀錄」及「工資清冊」以應對勞動檢查,提升公司工作效率。

 

此外,員工日常出勤異常,系統能自動發出通知提醒公司員工及負責窗口進行異常表態處理,處理完畢系統會紀錄且也能產出出勤異常表態資料供之後勞動檢查查核,出勤資料能連動員工薪資系統,讓出勤紀錄、工資清冊皆能符合政府法規,導入飛騰雲端HR系統能為你解決資料留存、排除異常、彙整備查等問題,降低營運管理成本,提升公司HR的作業效率。

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