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人事管理

人事薪資系統導入成效

2014/03/03

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HR人員的現況

故事是發生在某南部汽車零件製造大廠,謝小姐是該公司的人事專員,每天都要為了來報到的新人進行到職手續,不但要跟新人收取各項個人資料,還要將書面資料歸類存放,而且公司規定三個月的試用期以及要參加培訓課程才可以轉變成為正式員工;謝小姐不但要幫每個不同部門的新人安排教育訓練課程,還要將每次教育訓練的成果記錄下來,讓各部門主管在預定試用期滿的時候,作為評選的依據;主管評選完畢之後,謝小姐也要立即作薪資還有勞健保等等的異動手續; 除此之外,平常工作時間謝小姐還要處理各單位送來的請假單據,不但要記錄每個人員的請假時間,有時候還要提醒該人員請假單必須要依照不同的規定交給不同的主管簽核才可以,每次為了要趕在每天下班前完成請假手續,常會搞得大家手忙腳亂的。到了月底出那人員要開始準備計算薪資,這時候謝小姐又要開始將人員的出勤狀況核對一次,以免薪資計算錯誤,不但如此還要為了要符合政府規定,企業需在次月10日前需填寫薪資扣繳稅額繳款書至國稅局繳納代扣人員之所得稅。公司出納在每月10日前,都會一直催促謝小姐完成薪資扣繳稅額繳款書,執行繳納動作。

 在前述的各日常、每月工作執行及完成時,謝小姐還要隨時準備人事單位主管要查看各項報表。例如:各人員基礎資料表、離職狀況表、培訓記錄、異動記錄、請假明細、加班明細、出勤狀況(針對刷卡)、年度特休統計表、薪資異動、薪資清冊…。到了年底更是謝小姐最忙碌的時間,除日常作業、計算薪資、年終獎金外,還必須準備扣繳憑單及勞健保繳交證明以便公司員工完成個人薪資所得申報,並且需將公司相關薪資支出資料輸出,透過網路完成所得稅申報。這許多的工作常常搞的謝小姐一個頭兩個大,總是會忍不住的抱怨,為什麼這麼大又這麼有規模的公司確沒有一套資訊系統可以好好的管理這些問題?”

HR作業改善的契機

事實上相較於ERP企業資源管理系統,人事薪資HR 系統管理在一般的企業內部往往是最為獨立且最為保密的部分;基於薪資保密原則,每個人員的薪資以及個人資料都是隱私,人事單位有義務維護每個人員隱私的職責,所以企業針對於人事系統的使用選擇多與ERP不同或者是特別獨立出來;觀之早年台灣企業,針對於人事薪資管理,往往侷限在於計算人員薪資,稍微有點資訊化的公司,則有配合使用刷卡鐘記錄並控管人員上下班出勤時間。但是現在人力資源意識的高漲,員工對於企業來說不單只是單純的雇傭關係,員工已經是公司的資產,一個企業要能不斷的成長就需要有好的人才,而要留住好的人才,企業就要有相對的人力資源發展計畫,這樣才能吸引好的人才,甚至於提供企業人員的專業技能能力。而人力資源資訊系統HRIS (Human Resource Information System),亦稱為人力資源管理系統HRMS (Human Resource Management System),依照Kavanagh (1990) 的定義,人力資源系統為「依據組織的人力資源而設立之系統,以便取得儲存、操作分析、擷取及分佈資訊」。對照於人事薪資管理,人力資源系統除了單純的控管人員請假出勤紀錄以及計算薪資之外,更可以針對人員的教育訓練、職務異動升遷等等資料進行控管,進而分析統計企業人力資源狀況訂定內部教育訓練計畫,讓員工跟隨著公司一起學習成長。

HRMS的成效

根據筆者之前輔導公司的經驗,現在台灣製造廠因為人力、土地資本、產品類型以及經營成本的各種考量,越來越多的企業會使用外籍勞工或是人力派遣來從事一些較不需要技術性或是單純的人員操作工作。而使用外勞或是派遣員工雖然可以節省企業的成本花費,但因為政府相關法律規定的關係,延伸出了更多的人員管理問題。不但如此,現在的企業多有成立子公司或是不同的廠區,較大的企業廠區更是跨越好幾個縣市,這對企業管理來說不但較為複雜,而且要使用系統來整合廠區之間的人員資訊更是一大考驗。 透過筆者輔導企業導入人力資源管理系統,有效的解決了企業內部的人力管理問題,將人力資源做最好的利用以及規劃。

以考勤方面來說,透過系統的整合可以結合刷卡鐘記錄人員上下班的出缺勤狀況,當有任何的異狀可以立即通知人員該辦理請假手續。並且結合電子簽核流程,所有的相關文件都可以在系統中完成,不再會有不知道該將文件送給什麼主管的問題發生;經由行事曆的設定,每個人員可以詳實的記錄加班的時間,控管每個人員加班時數不可以超過法定加班時間。每年的員工考績評比,也還可藉由系統記錄人員教育訓練記錄,來評核甚至提醒人事單位該人員是否已經擁由升職的資格。

在薪資管理方面,利用系統功能可以讓人事單位直接結合員工出缺勤考勤管理,馬上計算出人員每月的薪資,還可以直接輸出成政府規定的薪資憑單格式,結合電子EDI將資料傳輸給銀行完成薪資匯款手續,還可以依照公司的薪資結構由系統協助計算人員的退休金以及資遣作業;薪資扣繳憑單也不是問題,系統內建好有完整的勞保、健保、勞工退休等等資訊查詢,可以很快的整理出員工勞健保、自提退休金以及公司提撥退休金等等相關資料。

而在外勞管理以及派遣勞工方面,系統除了可以針對外勞區份國內外的不同薪資帳戶,還有宿舍租金代扣、津貼超額控管等等功能;派遣勞工以及工讀生,系統也都支援相關單據資料記錄人員資訊,自動提醒人事單位該人員試用期滿或是目前正在兼任或是實習階段。

除了上述所說的功能之外,系統還結合最新的.NET技術,完全將操作介面移植到WEB介面之上,不但讓使用者操作更佳的方便,對於不同廠區的系統整合也有很大的幫助,只要可以上網的地方就可以連上系統操作,安全性的問題更是不用顧慮,每個人員都可以設定不同的系統權限,依照登入帳號身分的不同,可以使用的功能也不同,不該人員看到的資訊決不會因此洩漏。

自從使用了系統之後,人事單位不再需要花費大量的時間成本在整理書面資料,透過系統資料匯整,各種的統計報表可以立即產生,快速的電子化流程,也便利了企業內部人員的工作,無形之中也節省了公司很多無謂的時間浪費。

HRMS的現況

很多國外大廠ERP供應商在ERP管理上有很不錯的評價,但是在於人力資源管理方面卻遲遲無法打入台灣市場,除了動輒上百萬到千萬元的價格因素之外,事實上每個國家的勞工規定並不相同,且台灣勞工工作狀況較為複雜,不但正職人員就有分成直接跟間接人員、工讀生、約聘人員、人力派遣還有外籍勞工,所以企業在挑選人力資源軟體的時候,首要注重公司的預計資訊化的程度,搭配功能齊全的軟體還需要有經驗豐富的系統軟體供應商,尤其是現在有關員工福利的規章不斷的再修改,以中國大陸”勞動新合同法”來說,相關的規章制度變化甚大,如果軟體供應商沒有經驗或是系統功能無法及時更新,那使用HRMS資訊軟體豈不是變得毫無意義。

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