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下班前臨時被交辦任務 4步走解決主管燃眉之急

2024/05/24

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飛騰雙週報_下班前臨時被交辦任務 4步走解決主管燃眉之急

對上班族而言,下班前被主管臨時交代任務是再熟悉不過的景況。當你原本已準備收心離開,卻被叫住加班處理緊急事務,心中難免有些不悅。然而,換個角度思考,主管的臨時指派通常也是因為無可奈何的因素使然,身為手下人員應如何因應才是更重要的課題。

透過多年的經驗累積,以下4步驟將是你應對主管下班前交辦任務的最佳解方:

第一步:站在主管角度思考目的

當主管在下班前找你時,不妨先以同理心詢問他臨時交辦任務的原因為何?是上級臨時指派還是個人因素造成?了解來龍去脈,你也許就能更有體諒。畢竟,若是主管交付重任予你,代表他對你有相當信賴。

第二步:釐清工作內容與時間

清楚了解主管此次交辦的工作內容及優先順序為何?預估所需時間,再與主管協調合理的完成期限,對雙方而言都是務實可行的做法。

第三步:調整手邊工作順序

除了新增的臨時任務,你手邊當下是否還有其他重要工作未完成?把狀況向主管解釋清楚,資源及工作順序如何調配,需要主管同意。否則一味點頭應允,終將勞而無功。

第四步:完成後檢討改進

待臨時任務順利完成,不妨再與主管檢討一番:你是否有更好的協助方式?主管是否能提早指派下次的任務?只有適時的溝通與反饋,雙方的默契才能日益提升。

事實上,下班前的臨時加班並非主管樂見,他們也常有自身的無奈與難處。但若你能懂得換位思考、釐清重點、妥善規劃及適時反饋,主管自然會對你給予更多信任,機會也將隨之而來。是解決問題,還是止於怨懟,完全攸關你的職涯發展。

《 文章參考:2024-05-21 主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回? │商周 》

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