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飛騰雲助理更有效率的排班系統

2023/08/23

重點摘要：排班系統可協助企業建立與更新班表，並將排班資料與打卡、請假、考勤及薪資流程連動。30人以下、據點較少且班別相對單純的微型及小型企業，可評估飛騰雲助理；多據點、多班別、大量兼職或需要跨店調度的企業，則較適合評估飛騰雲端標準版搭配AI智能排班。

為什麼良好的排班制度是營運的重要根基？

班表不只是告訴員工哪一天上班，也會影響現場人力、員工工時、加班費、休假安排及每月薪資結算。

如果班表沒有即時更新，或排班資料與請假、打卡紀錄不同步，可能發生：

現場人力不足或重複排班
員工已請假，班表卻沒有更新
臨時換班後，考勤資料仍使用舊班表
實際出勤與原定班別無法對應
月底需要重新人工核對工時與薪資
未能及時發現連續出勤或班次間隔異常

排班制度越清楚，後續打卡、請假、加班與薪資計算才越容易正確銜接。

使用紙本或Excel排班有哪些問題？

紙本與Excel並非完全不能排班。如果員工人數少、班別固定且幾乎沒有臨時異動，仍可能足以應付基本需求。

但當員工、班別或據點增加後，人工排班常會遇到以下問題。

1. 班表版本容易不一致

班表經過多次修改與傳送後，員工、主管與行政人員手上的版本可能不同。臨時換班若沒有同步更新，也容易影響後續考勤。

2. 排班與請假資料分開管理

員工已經完成請假，但排班人員若沒有即時取得資料，仍可能將員工排入班表，導致班表需要重新調整。

3. 工時異常不容易即時發現

Excel雖然可以設定公式，但仍需要人員正確維護。遇到跨日班、輪班、彈性工時或多種假別時，人工檢查難度也會提高。

4. 班表異動後需要重複輸入

班表變更後，如果打卡、考勤與薪資資料沒有連動，行政人員就要在不同檔案中重複修改，增加遺漏與輸入錯誤的可能性。

排班系統可以協助哪些工作？

排班系統的主要功能，是將班表建立、異動、出勤及人事流程集中管理，減少資料分散與重複輸入。

1. 建立與更新員工班表

管理者可依員工、日期及班別建立班表。遇到臨時調班或換班時，也能直接更新資料，減少重複製作不同版本。

2. 連動打卡與請假紀錄

將班表與打卡、請假資料連動後，管理者可對照員工原定班別與實際出勤情況，較容易找出缺卡、遲到或請假未同步等問題。

3. 提醒可能的工時異常

系統可依企業設定的班別與工時條件進行檢核，提醒管理者注意可能的連續出勤、工時或班次間隔異常。

不過，系統提醒不等於法律判定。企業仍須確認適用的工時制度、勞資會議程序、行業別規定及實際出勤狀況。

4. 讓班表異動與後續資料連動

班表更新後，可接續打卡、考勤與薪資相關作業，降低行政人員在不同檔案中重複修改資料的時間。

排班系統可以避免企業違反勞動法規嗎？

排班系統可以協助檢核與提醒，但不能保證企業一定不會違法。

依《勞動基準法》第30條，勞工正常工作時間原則上每日不得超過8小時、每週不得超過40小時，雇主也應置備出勤紀錄並保存5年。

輪班制勞工更換班次時，原則上至少應有連續11小時的休息時間；勞工每7日中原則上也應有1日例假及1日休息日。不同彈性工時制度與指定行業另有適用條件。

因此，排班合規不能只看系統有沒有跳出警示，還要確認：

企業採用哪一種工時制度
是否已完成必要的工會或勞資會議程序
例假、休息日及國定假日如何安排
輪班間隔與延長工時是否符合規定
班表是否與實際出勤紀錄一致

參考資料：勞動基準法第30條、第34條、第36條

飛騰雲助理可以協助哪些排班工作？

飛騰雲助理可協助微型及小型企業建立與更新基本班表，並將排班資料與員工打卡、請假、考勤及薪資作業連動。

系統也能依設定提醒出勤異常與待處理事項，減少管理者重複輸入及人工比對班表的時間。

飛騰雲助理主要適合以下情境：

員工人數在30人以下
據點數量較少
班別相對固定或單純
主要需求是建立與更新基本班表
希望串接打卡、請假、考勤及薪資流程
初次將人事與排班作業電子化

飛騰雲助理與AI智能排班有什麼不同？

兩者最大的差別，不只是員工人數，而是排班時需要同時處理多少條件。

比較項目	飛騰雲助理	標準版搭配AI智能排班
主要定位	基本班表與人事流程整合	處理多條件、多人力需求的複雜排班
企業規模	以30人以下為主	原則上以200人以上或制度較複雜的企業為主
據點情境	單一或少數據點	多門市、多據點或跨區管理
班別複雜度	班別相對固定、規則較單純	多班別、輪班或大量兼職人員
排班條件	員工、日期、班別與基本工時條件	可上班時段、人力需求、特殊日、職能、工時及人力成本等條件
跨店調度	以基本據點管理為主	適合有跨店支援與人力調度需求的企業
排班結果	由管理者建立及更新班表	依設定條件產生班表草稿，再由管理者確認及調整

企業應如何選擇排班系統？

選擇排班系統時，不應只看員工人數，也要同時評估據點、班別及人力調度需求。

適合評估飛騰雲助理的情況

員工人數在30人以下
單一或少數據點
班別固定或相對單純
主要需求是班表、打卡、請假、考勤與薪資連動
不需要依大量人力條件自動產生班表草稿

適合評估飛騰雲端標準版搭配AI智能排班的情況

具有多門市、多據點或跨區管理需求
同時存在多種班別與工作站
兼職人員比例高、可上班時段不固定
需要跨店支援或人力調度
排班需要納入人力需求、職能及成本條件
希望系統先產生班表草稿，再由管理者確認

如果企業人數介於30至200人，主要需求仍是整合出勤、薪資與簽核流程，也可評估飛騰雲老闆；若排班條件已涉及多據點、多班別及複雜調度，則建議再由產品顧問依實際需求判斷適用方案。

簡單來說：人數是第一層篩選，排班複雜度才是最後決定方案的關鍵。

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FAQ 常見問題

Q1：微型及小型企業為什麼需要使用排班系統？

微型及小型企業雖然員工人數不多，但仍可能面臨輪班、兼職人員、臨時調班、請假與加班等管理需求。若持續使用紙本或 Excel 排班，容易出現版本混亂、班表異動未同步，以及出勤與薪資資料不一致等問題。排班系統可將班表、請假、打卡、考勤與薪資資料連動管理，降低人工核對負擔。

Q2：使用紙本或 Excel 排班有哪些風險？

紙本與 Excel 排班難以即時同步班表異動，也無法自動比對請假、打卡與加班資料。當主管修改班表後，若未同步通知員工或更新考勤資料，可能造成實際出勤與班表不一致，進而影響工時、加班費與薪資計算。

Q3：飛騰雲助理可以協助哪些排班工作？

飛騰雲助理可協助微型及小型企業建立與更新班表，並將排班資料與員工打卡、請假、考勤及薪資作業連動。系統也可提醒可能的工時異常，減少管理者重複輸入資料及人工比對班表的時間，適合班別相對單純、據點較少的企業使用。

Q4：飛騰雲助理與飛騰雲端複雜排班系統有什麼不同？

飛騰雲助理主要適合 30 人以下的微型及小型企業，重點是管理基本班表，並串接打卡、請假、考勤與薪資流程。
飛騰雲端標準版搭配 AI 智能排班，則較適合多門市、多班別、兼職人員比例高或需要跨店支援的企業。系統可進一步納入員工可上班時段、人力需求、特殊日、工時條件、人力成本及跨店調度等因素，協助產生班表草稿，再由管理者確認與調整。

Q5：什麼情況下應評估飛騰雲端標準版與 AI 智能排班？

當企業出現多門市管理、多班別輪班、大量 PT 人員、尖峰與離峰人力需求不同、臨時請假頻繁、跨店支援或人力成本難以掌握等問題時，就不宜只使用基礎排班工具。
飛騰雲端標準版與 AI 智能排班可整合排班、出勤、請假、加班、薪資、工時提醒與人力成本管理，較適合連鎖餐飲、零售、飯店及多據點服務業。

Q6：企業應如何選擇飛騰雲助理或複雜排班系統？

若企業為 30 人以下、據點較少、班別相對單純，主要需求是建立班表並串接打卡、請假、考勤與薪資，可先評估飛騰雲助理。
若企業具有多門市、多班別、大量兼職人員、跨店調度、人力需求預估或複雜工時規則，則較適合評估飛騰雲端標準版搭配 AI 智能排班。選擇重點不只看員工人數，也要考量據點數量、班別複雜度與人力調度需求。