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集團人力資源系統評選注意事項

2016/06/12

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集團人力資源系統評選與導入注意事項

集團企業在導入人力資源系統時,有別於一般企業的導入,除了一般評選HR系統的考量外,還需要注意下列這些哪些事項:

集團企業人力資源管理類型差異

集團企業通常在管理上有幾種不同的類型:
第一種屬於集團式的管理,此種類型通常由總部人資統一負責集團轄下各子公司與總部的薪資計算,僅將排班/出缺勤異常管理/請假/加班等管理作業下放給子公司或地區的人資管理者進行管理,但簽核流程有時會跨公司別進行簽核。

第二種屬於獨立式的管理,總部與旗下各事業群均有獨立的管理者,從人事/考勤/簽核/計薪均由各事業群管理者自行管理,資料彼此互不相通。

第三種屬於混合式的管理,總部人資全權管轄總部與部份子公司相關HR事務,但仍有部分事業群由地區的人資自行管理,此種管轄方式,最大的挑戰在於系統功能權限與資料流閱讀與查閱之權限管控。

集團企業人力資源管理系統須留意的事項

由上述三種集團式管理不同的類型,可以了解在集團式企業人力資源系統導入,與一般企業單純的人事薪資系統導入有許多不同,需留意的事項逐一說明如下:

  • 需要支援單一資料庫多公司別的管理
    傳統的HR系統,通常針對多公司別的導入需求,僅能採用開立多公司別資料庫的方式來 管理,登入不同公司時,均需先選擇登入的公司別,再輸入帳號密碼登入,此種作法在管 理上有以下幾點缺點:
    1. 為各自獨立的資料庫,均需各別備份與管理。
    2. 當人員有集團內不同公司別的職務異動時,因兩家公司隸屬在不同的資料庫,資料流沒有同步的情形下,僅能於A公司環境將該人員辦理離職,B公司環境辦理到職;如果年資還要繼承,到職年資還需手動調整。
    3. 系統導入初期,需要重複進行不同公司別的開帳資料設定,造成無謂的重工作業。
    4. 因集團各公司分屬不同的獨立資料庫,報表資料的輸出,僅能從所屬的資料庫匯出後再透過人工方式自行彙總成集團的版本。
  • 需要在系統每支程式與報表,要能完整切分權限,

依照實際管理需求,針對不同管理者權責, 設定那些程式可以執行外,最重要的是那些資料是屬於該管理者可以閱讀、修改的!
因為在集團式的管理需求中,以薪資計算為例,同樣兩位管理者均擁有計算薪資的權限,但是個別可以計算薪資的對象是有可能不同的,例如A管理者只負責計算一般員工與PT 的薪資,B管理者則負責計算經理級以上各主管階級的薪資。在集團內會有各種不同身份的人員,在企業的管理規則上,這些不同身份的人員均有不同 的管理規範,此時就考驗了一套HR系統在參數的設定上,是否具備了高度的彈性,可因 應不同的身份將企業的規範設定於系統中(例如A公司特休的規則是依照到職日來認定; B公司的特休規則是依照年度切齊來認定)

  • 需要做到跨公司別的簽核需求

集團式的企業管理,在單據的簽核流程上,往往會有跨公司別的簽核需求,如果評估的HR 系統僅能夠單純的依照組織從屬關係設定的簽核流程,無法做到依照不同需求與情境設定 不同的簽核流程,那麼就無法符合集團式管理的需求。

  • 需要依照時間點產出當下的企業組織圖

集團式的企業管理,組織異動的頻率高,所以在評估集團式HR系統時,能夠支援依照同時間點產出當下的企業組織圖,就很重要了!許多系統組織圖匯出功能,無法依照使用 者實際設定的時間點產出當下的組織結構 (無法依照時間序列產出組織圖),也因為如此, 在報表的輸出時,也就"僅能用 現況來呈現過去的資料"(用員工現職來呈現過去人事/ 考勤/薪資等各類分析報表)

  • 需要依照要求產生不同維度的分析報表

在報表需求上,集團式企業的人資,在管理上往往需要依照各級主管不同的要求產出不同 的分析報表,此時就考驗了一套HR系統在報表的彈性度與呈現方式的靈活度了!所以在評估系統時,報表的彈性需要留意報表工具能否跳脫以往制式的報表格式,產出具備高度靈活的樞紐分析報表格式,並且將使用者所需的欄位資訊設定成可自行調整的報表維度(類似BI商業智慧分析工具),依照使用者的需求,自行調整報表橫軸與縱軸的維度,達到彈性最大化!

當然,集團式企業的導入,比起一般企業HR系統導入還要來的複雜,需求範圍也比較廣,還有許多必須留意的點,例如是否具備HRD完整的擴充性、軟體公司是否專精於HR領域(非一般的ERP軟體公司) 、是否提供完整的法規變革與版本更新服務等!

飛騰雲端具有許多集團企業的導入經驗,依照文章開頭三種不同集團式企業管理方式均有完整對應的解決方案與建議,如果您目前正在評估集團HR系統解決方案,歡迎您隨時與我們聯繫,我們將竭誠的為您服務,謝謝!

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