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人事管理

建置HRIS人力資源管理系統由企業自行開發還是外購套裝好呢?

2014/04/11

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企業發展到一定規模時,傳統的紙本或excel計薪管理已經不敷使用,此時就必須建置有系統化的 HRIS人力資源管理系統,但市場上的HRIS人力資源管理系統五花八門,價格也有很大的差異,加上套裝人力資源管理系統既有的功能又不一定符合企業本身的需要,到底是由企業自行開發或是購買市面上的套裝軟體較適合呢?接下來就來談談企業建置HRIS人力資源管理系統的三種選擇,1.企業自行撰寫;2.購買市面套裝軟體;3.委由資訊系統廠商專案開發三種方式,接這針對三種方式個別的差異和各位說明:

1.企業自行撰寫
由企業IT或相關單位自行撰寫程式,因為為自行開發,故在功能上最能夠最貼近企業本身的需求,從需求單位將需求提出到程式撰寫完成往往會有溝通和認知上的落差,如果在程式撰寫前沒有人(系統分析師SA)能夠將實際的需求有效地轉化成系統邏輯架構與需求規格提供給IT單位,否則就容易造成寫好的程式功能與需求有差異!自寫系統在設計過程往往只考量到現行的需求規劃,但薪資系統與法規或政府勞動單位對工作規定均有相關規範,需在撰寫的過程中就考量未來可能調整的彈性!但這點往往不一定是HR夥伴能夠先預想到的!此外在過去的經驗中,最常發生自寫人力資源管理系統最後不敷使用或必須汰換的主因就是"人"的因素,企業內部負責撰寫程式團隊人員的流動,原本撰寫系統的人員已經維護很長一段時間,當該人員離職後,往往後續接手的人員沒有能力繼續維護,造成最後可能還是需要找專業的軟體廠商協助或是再購買其他套裝軟體。另外,如果企業內部的IT自行撰寫也有人力和時間的成本,人力成本往往較容易被忽略!最後在自行開發時也須衡量企業內部所具備的程式開發語言是否為市場主流,是否能支援瀏覽器版本或作業系統的更新!

綜合以上,採用企業自行撰寫的方式,最大的優點就是量身訂製,依照自己的需求來撰寫,功能會較貼近需求單位的需求。缺點有(1)從零開始,所需的時間較長,且撰寫完成後仍需花一段不短的時間磨合 (2)即使是內部IT或軟體工程師,但仍有人力薪資的成本,且須長時間花費人力維護 (3)如果企業內部沒有有經驗的系統分析師(SA),往往會造成寫出來的程式不是真正需求單位要的功能 (4)當人員流動時,往往交接與維護不易,故開發時所選的程式語言最好是市場主流,避免接手人力難尋!

2.購買市面套裝軟體
購買市面上成熟的套裝人力資源管理系統軟體,通常這點比較讓HR困擾的地方在於市面上的套裝軟體五花八門,價格落差也很大,會比較難判斷哪家廠商的軟體適合自己的需求!關於這點會於另一篇文章和各位分享如何評選HRIS軟體。在這邊先分析使用市面上套裝軟體的優缺點,市面上成熟的套裝人力資源管理系統軟體,在功能設計上均有一定的彈性,可適用於大多數的行業別,並且提供各種參數條件讓使用者自行切換參數,如果真的有遇到功能與需求不合時,一邊套裝人力資源管理系統軟體廠商也都可提供客製化的服務。選擇成熟的套裝軟體最大的好處除了人力資源管理系統軟體本身的功能外,還能擁有完整的導入服務,專案導入階段均會有輔導顧問師協助系統教育訓練與協助導入上線,上線後也可提供客服窗口協助排除異常,且通常法規的變革只要在保固期間內,大多數都是可以免費版更升級的!最後,關於成本部份,套裝人力資源管理系統系統通常導入的成本會比另外兩種方案來的低,一般的計價方式都是依照所選擇的模組與計薪人數或是同時在線人數等方式計算授權費用,因採用模組化的方式計費,後續的擴充性也較高,可視企業實際需求擴充其他模組功能,例如教育訓練或是績效考核等模組。因透過專業的導入團隊協助,通常此種方式導入上線的時間會比其他兩種方式來的短,失敗的風險也會比較低!

3.委由資訊系統廠商專案開發 
委由資訊軟體公司量身訂製的HRIS專案開發人力資源管理系統,此種方式最大的優點與自行撰寫的系統相同,因為是按照人資單位實際的需求量身訂製,且專業的軟體開發公司都具備有經驗的SA系統分析師,可協助客戶將需求轉化成程式撰寫人員看的懂的規格書,經過雙方反覆多次的確認,如此可讓需求與撰寫出來的HRIS程式更加吻合。但採用量身訂製方式所開發的HRM系統,所需的費用非常的高,計價方式通常是依照整體需求估算出預計的客製工時人天後再給予客戶報價,一般市面上客製工時每小時大約為2000~3000元之間,一人天費用約為20000~25000元之間,如果預計採用專案開發模式,除了必須有雄厚的資本外,也必須要考量到未來的擴充性。以人力資源管理系統為例,法規時常改變,如果專案開發完成後,後續有法規上的變革,系統如果當初在開發設計階段沒有保留彈性的話,後續再做程式修改都還需要再多出其他費用。建議如果選擇由人力資源管理系統軟體公司專案開發HRM的話,一定要找有信譽且承接過類似專案的軟體廠商,同時也要先確認一下公司所能承受的費用成本,這些成本同時也必須把未來HRM的擴充性考量進去。

 

最後綜合上述內容整理如下彙總表提供給各位參考!

  企業自行撰寫 委由軟體公司專案開發 購買市面套裝軟體
導入時間 平均3個月即可導入上線
費用結構 無顯性成本,但仍有高度隱性成本 依照專案開發工時人天計算,費用非常高 依照企業所需的授權人數與模組+部分客製需求
需求符合度 量身訂製故符合程度高 量身訂製故符合程度高 套裝系統各功能參數提供一定之彈性,除非企業需求較為特殊,否則一般人事薪資系統需求吻合程度可達80%以上
法規變革支援 低,須由需求單位明確將法規修正內容與修改做法與企業內部IT討論後方由IT單位安排程式撰寫時間 無,如有需要均須付費另外撰寫 佳,保固期間內,法規之變革絕大多數可免費升級
因應企業管理規章或計薪方式改變,系統功能彈性 高,只要需求單位提出需求,僅需等待IT單位安排人力與時間協助撰寫 無,如有需要均須付費另外撰寫 高,套裝系統針對各類設定均提供多種不同參數,可讓使用者依據實際需求調整
維護便利性 需由企業儲備相關系統維護人員,且有人員離職異動等風險 專案開發上線後,不一定具備後續持續維護之服務,付費保固費用通常也較套裝軟體維護費用來的高
後續擴充性 需視企業內部IT單位人力狀況,即使有新需求也不一定能及時支援 套裝軟體以模組化的方式拆分系統功能,具備高度的擴充性,可依照企業需求選擇其他擴充模組
瀏覽器與作業系統支援程度 視企業程式開發能力而定

 

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