公司第一次請員工要做什麼？勞健保、勞退與報到流程6重點

公司第一次請員工，要先準備哪6件事？

第一次請人，不只是把薪水談好就結束。

從員工報到前，到正式開始上班後，至少要先把下面6件事準備好：

1. 工作條件先講清楚
2. 員工資料先準備好
3. 投保與勞退不要漏
4. 出勤與請假流程先定好
5. 薪資計算方式先設定好
6. 員工資料與紀錄集中管理

以下一項一項說明。

一、工作條件先講清楚：最好簽訂書面勞動契約

第一次請員工，最容易發生的問題之一，就是「雙方當初講的不一樣」。

一般情況下，勞動契約不一定要用書面形式才成立，但如果只靠面試或LINE口頭約定，日後很容易在薪資、工作內容、工時、休假或離職等事情上產生認知差異。

因此，即使公司只有一名員工，仍建議把主要勞動條件寫清楚，並簽訂書面勞動契約。

至少應確認：

• 工作地點與工作內容
• 到職日期
• 上下班及休息時間
• 薪資金額、薪資項目及發薪日
• 例假、休息日及請假方式
• 加班申請、加班費及補休方式
• 試用期間及考核標準
• 保密、職業安全及其他雙方權利義務

如果員工從事的是公司持續需要的工作，原則上應採用不定期契約，不能只是因為老闆想要「一年一聘」，就直接改成定期契約。

依《勞動基準法》第9條，臨時性、短期性、季節性及特定性等非繼續性工作，才有使用定期契約的空間。

另外，試用期不是勞動法令的空窗期。

即使員工還在試用期，工資、投保、工時、休假等基本權益仍然存在；如果公司認為員工試用不合格，也不是寫一句「試用未通過」就可以完全不受勞動法令限制。

二、員工資料先準備好：建立勞工名卡與人事資料

員工確定要報到後，不要等第一天上班才開始到處要資料。

實務上可以先準備或確認：

• 姓名及身分證明資料
• 出生年月日
• 聯絡方式及地址
• 緊急聯絡資訊
• 到職日期
• 銀行薪轉資料
• 投保所需資料
• 勞動契約
• 職務及薪資資料

另外，《勞動基準法》第7條規定，雇主應置備「勞工名卡」。

勞工名卡應記錄姓名、出生年月日、住址、身分證統一編號、到職日期、工資、勞工保險投保日期及其他必要資料，並保存至勞工離職後5年。

所以員工資料不是只存在LINE聊天紀錄、Email或Excel裡就算完成。

尤其身分證字號、銀行帳戶、薪資等都涉及個人資料，企業也應依實際管理需要蒐集資料、限制存取權限，並妥善保存。

三、投保與勞退不要漏：公司不到5人，也不是什麼都不用辦

「我們公司才兩三個人，所以不用幫員工投保。」

這是小公司第一次請人時很常見的誤解。

真正的規則是：不同保險制度，判斷標準並不一樣。

1. 就業保險

符合就業保險資格的受僱勞工，原則上應由雇主辦理就業保險。

即使公司僱用勞工未滿5人，也不能因為一般勞保不是強制投保，就連就業保險一起省略。

2. 勞工職業災害保險

依法登記的雇主只要僱用符合規定的勞工，就應依規定辦理職業災害保險。

職災保險並不因公司僱用人數少於5人就免除，原則上應於員工到職當日申報。勞保局目前也明確說明，4人以下單位雖然一般勞工保險屬自願投保，仍應依法參加就業保險及職業災害保險。

3. 全民健康保險

公司僱用員工後，符合健保投保資格的受僱員工，應以其服務的公司或事業機構為投保單位辦理健保。

不能因為公司規模小，就要求員工繼續依附父母、配偶、職業工會或以其他不符其身分順位的方式投保。

投保單位應自員工符合投保條件之日起 3日內 辦理投保。

4. 一般勞工保險

一般勞工保險和前面幾項制度不完全相同：

• **僱用勞工5人以上：**原則上屬勞保強制投保單位。
• **僱用勞工4人以下：**一般勞工保險屬自願投保。

所以真正的說法不是「未滿5人不用投保」，而是：

僱用勞工4人以下時，一般勞工保險原則上屬自願投保，但就業保險、職業災害保險、健保及符合條件者的勞退仍不能因此省略。

勞保局目前也明確區分5人以上與4人以下單位的投保責任。

5. 勞工退休金

勞退也不是勞保的一部分。

對適用勞退新制的勞工，雇主應按月負擔提繳退休金，不得低於勞工每月工資6%，並存入勞工個人退休金專戶。

這筆錢是雇主負擔，不能從員工薪水裡扣。

員工雖然也可以在規定範圍內自願提繳，但不能拿員工自提的金額，取代雇主依法應負擔的部分。

退休金自勞工到職日起提繳；雇主應於勞工到職日起7日內通知勞保局辦理開始提繳手續。

第一次請人，投保時間不要拖到月底

不同保險及勞退的申報期限並不完全相同。

簡單來說：

就業保險、職業災害保險及強制參加的一般勞工保險，應依規定於到職時辦理；健保應於符合投保資格之日起3日內辦理；勞退則應於到職日起7日內辦理開始提繳。

不要等到月底要算薪水時，才第一次想到「是不是還沒幫員工加保」。

四、出勤與請假流程先定好：只有一名員工也要留紀錄

公司只有一名員工，一樣需要管理出勤。

依《勞動基準法》規定，一般勞工正常工作時間原則上：

• 每日不得超過8小時
• 每週不得超過40小時

雇主應逐日記錄勞工實際出勤時間，並記錄到「分鐘」，出勤紀錄應保存5年。

除了上下班打卡以外，公司也最好在員工到職前先決定：

• 遲到、早退怎麼處理
• 忘記打卡怎麼補
• 事假、病假及其他假別怎麼申請
• 加班要如何申請
• 誰負責核准
• 加班費或補休如何處理
• 外勤、遠端工作如何留下出勤紀錄

加班有申請制度，不代表沒申請就一定不算

公司可以建立「加班須事前申請」的制度，但仍然要看員工實際有沒有在雇主指揮監督下提供延長工時的勞務。

不能只因員工沒有填加班單，就一律認定沒有加班。

同樣地，也不宜規定「未滿1小時完全不算加班」。勞動部2026年最新的工資宣導仍提醒，加班費應依實際延長工時情形依法計算。

公司如果要實施延長工作時間，原則上應依《勞動基準法》第32條完成工會或勞資會議等法定程序；實際安排個別勞工加班時，也應依法處理工時、加班費及相關紀錄。

更不能只因為職缺名稱寫了「責任制」，就認為員工沒有工時或加班費問題。

五、薪資計算方式先設定好：不是每個月匯一筆錢就完成

談好「月薪多少」，只是薪資管理的開始。

自2026年1月1日起，臺灣每月最低工資為29,500元，每小時最低工資為196元。

每月最低工資指的是按月計酬勞工，在法定正常工作時間內提供勞務的最低報酬；延長工時、休息日或休假日出勤等依法應另外給付的工資，不能直接包進最低工資裡就算完成。

實際計薪時，雇主還要處理：

• 本薪、津貼及獎金的性質
• 加班費
• 請假、遲到等是否涉及薪資扣除
• 勞健保及就業保險的員工負擔
• 勞退雇主提繳
• 所得稅扣繳
• 二代健保補充保費是否適用
• 實際發薪金額
• 發薪日期

其中所得稅扣繳、二代健保等項目，會依員工身分、薪資金額與給付性質不同，不能只套用單一固定公式。

發薪時還要提供薪資明細

《勞動基準法》第23條規定，雇主給付工資時，應提供工資各項目計算方式明細，也就是一般常說的「薪資單」。

企業另應置備工資清冊，記載工資計算項目、金額、工資總額等資料，並依法保存5年。

所以每個月只從公司帳戶匯一筆薪水給員工，並不代表薪資管理工作就全部完成。

六、員工資料不要分散：把人事、出勤與薪資紀錄集中管理

第一次請人時，資料量看起來沒有很多。

所以不少小公司一開始可能會這樣處理：

勞動契約放電腦桌面、請假用LINE說一聲、打卡放Excel、薪資另外做一張表、投保文件又存在另一個資料夾。

只有一名員工時可能還勉強找得到。

但當公司開始有第二位、第五位甚至第十位員工，資料就會越來越難管理。

尤其前面提到的資料，本身就有不同程度的保存義務，例如：

• 勞工名卡
• 勞動契約及人事資料
• 出勤紀錄
• 請假與加班資料
• 工資清冊
• 薪資明細
• 投保及勞退資料

因此，公司最好從第一位員工開始，就建立固定的資料保存方式與管理權限。

需要特別說明的是：

法令並沒有規定小公司一定要購買或使用人資系統。

真正重要的是，該建立的制度要建立、該申報的事項要申報、該留下的紀錄要完整保存。

工具的作用，是幫助公司把這些事情做得更穩定，而不是取代雇主應負的法律責任。

僱用勞工4人以下，哪些事情仍然要做？

很多第一次請人的老闆會卡在「5人」這個數字。

可以先用下面這張表理解：

另外，《勞動基準法》第70條規定的是僱用勞工30人以上的雇主，應訂立工作規則並報主管機關核備。

因此，僱用勞工未滿30人的公司，雖然沒有這項強制訂立及報核工作規則的義務，但不代表勞動契約、投保、出勤、薪資等基本責任也一起消失。

第一次請員工，最常見的5個錯誤

如果你正在準備聘請第一位員工，可以特別檢查有沒有下面這些情況：

1. 以為僱用勞工不到5人，所有保險都不用辦。
2. 想等試用期通過後，再替員工處理投保。
3. 只談月薪，沒有說清楚工作時間、加班及發薪日。
4. 把LINE訊息當成完整的出勤、請假或加班紀錄。
5. 每月只匯一筆薪水，沒有建立薪資明細及工資清冊。

真正容易讓小公司出問題的，通常不是老闆故意不守法，而是第一次請人時沒有先把流程建立起來。

等到員工離職、發生勞資爭議，甚至遇到勞動檢查，才發現過去幾個月或幾年的資料根本無法完整還原。

第一次請人，人事管理不一定要從Excel開始

對30人以下的小型及微型企業來說，真正困難的往往不是不知道要管理，而是老闆、會計或行政人員同時身兼多職。

今天處理客戶，明天要算薪水，後天又要確認員工請假與加班，很容易出現資料漏掉、重複整理或找不到紀錄的情況。

飛騰雲助理可協助小型企業整合：

• 員工基本資料與到職紀錄
• 打卡及出勤資料
• 請假與加班申請
• 出勤異常及簽核追蹤
• 加班費與薪資作業
• 薪資明細與人事紀錄

把原本散落在紙本、Excel及LINE裡的資料集中管理，讓員工增加後，不需要重新建立一套人事流程。

不過需要注意，人資系統主要是協助企業建立流程、計算與保存紀錄，不能取代雇主依法向政府辦理各項申報，也不能取代律師、會計師或主管機關針對個案進行法律或稅務判斷。

公司準備聘請第一位員工嗎？

如果目前還在使用Excel、紙本或LINE管理員工資料、出勤與薪資，其實可以從第一位員工開始，就把人事流程整理好。

不需要等公司變成20人、30人，才重新回頭整理過去的資料。

FAQ 常見問題

參考資料

1. 勞動部｜工作規則相關規定
2. 勞動部勞工保險局｜勞保、就保、職災保險與勞退投保手續
3. 衛生福利部中央健康保險署｜健保投保規定