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如何評選BPM系統

2022/04/25

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大家常常會聽到BPM系統,究竟什麼東西是BPM系統? 簡單來說,BPM系統就是所謂的 業務流程管理系統”;一套好的BPM系統,要能夠很簡單方便的應用在企業內部各種業務流程的管理,可能包含產(生產)、銷(銷售)、人(人資)、發(研發)、財(財會)各種領域,不一定限定只能用在 業務部門上。目前台灣市場上有許多系統廠商可能都有提供BPM系統解決方案,在這樣多的解決方案中,要如何挑選一套好的系統呢 ? 我們建議可以從底下幾個層面來當作挑選廠商的重點考量 :

 

  1. 系統開發的平台技術 : 譬如是否是目前市場上主流的 JAVA 或 .NET 技術 ? 有沒有支援行動裝置 ? 多國語系支援 ? SSO 支援 ? 多站台或者多時區的支援 ?
  2. 認證機制 : 譬如是否支援 Office365 認證 ? AD 認證 ? 支援SSL ? 針對密碼強度等基本的要求是否到位 ?
  3. 表單開發順暢度 : 是否是比較傳統類型的BPM都需要人工自己設計欄位,自己拖拉表單 ? 還是有提供表單設計精靈之類的工具能夠更快速的產生各式各樣的表單 ?
  4. 流程設計難易度 : 有許多系統商的流程設計工具比較複雜不容易上手,學習成本也會是評估一套好的BPM系統必要考慮的項目。

 

上述是針對比較粗略性的大方向說明,如果要詳細比較BPM系統的功能的完整度,底下提供一個範例檢核表給各位參考,各位可以在評選系統的時候按照公司內部自己需要的功能項目予以增減 ,底下表格功能是目前飛騰雲端BPM系統內建的標準,提供給各位評選時參考 ~

功能

項目

飛騰雲端BPM系統
說明




提供網頁排版功能

WEB 設計界面,提供 Excel 匯入,只需設定欄位順序不需排版,RWD 版面依裝置自動調整。

是否可設計提供多樣化欄位格式

提供幾種常用欄位,如文字、數字、日期、年月、時間、下拉清單、單多選(取回其他表單)

是否提供計算欄位

需自訂商業邏輯物件,進行欄位運算。

是否支援組織相關欄位

表單可記錄申請者及隸屬部門,流程中可判斷申請者組織相關欄位做為簽核條件判斷。

是否提供表單參考欄位

依權限控管檢視範圍,可查看權限範圍內所有表單,也能依指定表單做單據複製,簡化填單作業。

是否可直接觀看上傳檔案

可隨時檢視原單或附件。

欄位上傳檔案可另存

原單支援附件,隨原單做送審進行簽核。

是否提供快速建立表單功能

可匯入 Excel 範本,快速建立電子表單。

表單使用權限管理

針對表單有執行、新增、修改、刪除等權限控管。

提供WebWindows雙介面

同時提供 WEB Windows 設計界面。

提供UI讓表單可由測試區複製到正式區

測試公司開放權限做測試,設計完成後,正式公司開放權限即可。

內建表單

提供各類表單範本,線上直接選用匯入。

行動表單支援

RWD 版面,依裝置自動調整版面。





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是否提供流程設計工具

提供流程設計工具,需安裝後台 Windows 程式。

是否提供流程預覽工具

提供流程模擬試跑,流程與表單無關,不需表單即可模擬試跑確認流程設計正確性。

是否提供組織層級的簽核

依組織層級做簽核,可依組織取得單位主管或角色。

可否動態變更流程

表單送審會記錄當作使用流程,簽核中取下一關主會套用現行組織。

是否支援各式組織中的角色進行簽核

依組織中的主管或角色進行簽核。

支援特殊流程中的角色進行簽核

關主可指定部門主管、上階主管、角色、用戶等。

是否支援知會功能

關卡可設定通知對象。

是否有並會簽功能

關卡可設定多個關主進行會簽,通關條件可設定全員決、比例決或任意決。

通知信件是否提供多國語言

依用戶慣用語系發送郵件通知。

是否有通知訊息樣板設定

多種通知樣版可由使用者自行設定。EX:簽核通知、知會通知、取回通知、結案通知…等。

是否有結案後歸檔功能

提供歸檔人員設計,並能標記該表單是否處理。

能否依照表單內容,進行不同流程簽核!

可設定條件進入不同關卡。

在同一流程中,是否能由簽核者決定,加簽某段流程功能!

關卡可設定簽核欄位,由關主填寫,後面流程可判斷相關簽核欄位進入不同關卡。

能否依照表單條件,在某種簽核層級即可結案,而不需繼續簽核!

可設定判斷條件,符合條件直接跳關結束關卡。



使

基本欄位檢查功能

欄位型別、必填驗證

表單取回與作廢功能

表單清單中可查看所有資料,單況燈號識別每筆資料的狀態,可依單況進行相關作業,例如底稿允許送審或作廢,正式單允許撤銷。

有否提供退簽機制

流程管理中心能做批次核准、駁回、中斷、轉簽、變動關卡等動作。

臨時加簽、知會功能

關卡可設定是否允許加簽及通知對象。

批次簽核

流程管理中心能做批次核准、駁回、中斷、轉簽、變動關卡等動作。

連續簽核自動跳關

關卡可設定重覆關卡跳關。

訊息知會

郵件通知、APP 推播通知、LINE 通知。

代理簽核功能

多種代理機制,可設定帳號代理、部門代理、角色代理。

表單跟催功能

流程管理中心能做批次催簽。

表單通知面版自訂

可設定表單通知訊息顯示內容,且內容會動態帶出每張表單內容。

表單多國語系

使用者依不同語系登入系統時,表單欄位名稱會自動切換公司設定的語言內容

表單查詢功能

提供各式角度查詢介面,如已送審、已簽核等





表單交接管理

人員離職可批次轉簽給指定人員接續處理。

異常表單處理

流程管理中心可做異常處理,如轉簽、變更關卡等動作。

逾時表單處理

關卡可設定逾時跳關。

流程模擬測試

提供完整流程模擬功能,提供流程模擬試跑,流程與表單無關,不需表單即可模擬試跑確認流程設計正確性。

表單強制結案

為了因應特殊需要,表單管理者可將表單強制結案,包含同意、否決、作廢、退回等狀態變更,系統亦會記錄相關資訊,以供日後查核檢驗用。

表單結案復原

使用者難免會有誤結表單的情形發生,管理者可以介入將相關表單復原,以節省使用者重複申請、主管重複簽核之成本浪費。

表單匯出

提供管理數據,可統計匯出表單欄位報表






提供標準WEB Service串接介面

外部系統可透過標準 WEB API 存取表單資料

支援外部系統送入表單進行簽核

外部系統可透過標準 WEB API 送入表單,進行簽核

表單狀態異動時,能否通知外部系統

表單結案可指定回呼網址,知會表單審核通過或駁回

呼叫外部系統有異常時,有無相關機制處理

呼叫外部系統錯誤寫入詳細簽核歷程

是否可以客戶需求客製流程或欄位

客製外掛商業邏輯物件,針對表單做進階控管

提供進階整合開發手冊

提供進階整合技轉,如自訂商業邏輯物件。




申請表單

雲助理 APP 支援開發 RWD 表單進行申請。

簽核表單

APP 可進行簽核。

加簽表單

可於APP內操作表單加簽功能

退簽表單

APP 可進行駁回。

追蹤表單(已送審、簽核、被知會等…)

查看待覆核、已覆核、已送審資料。